четверг, 10 мая 2012 г.

Регламентация договорной деятельности. Обзор публикаций.


Не секрет, что проблемы с эффективным функционированием системы документооборота имеют многие компании. Среди наиболее типичных проблем можно выделить: большие сроки подготовки договоров,  несоблюдение регламентов согласования, отсутствие унифицированных шаблонов документов, утеря важных документов, невозможность найти за короткий срок необходимый документ и т.д.

Часто эти и многие другие проблемы несут риск благополучию компании. Срыв сделок, потеря клиентов, штрафные санкции – это не только потеря денег, но и,что немало важно, деловой репутации.Можно сказать, что во многом от того, как организована система документооборота,зависит и то, настолько компания конкурентоспособна.

В большинстве организаций значительную часть документов составляют договора и сопроводительные документы к ним (коммерческие предложения, дополнительные соглашения, акты и т.д.).

В этом плане задача автоматизации договорной деятельности была, есть и будет одной из самых актуальных и приоритетных, так как ее эффективное решение может дать вполне конкретный и, главное,измеримый экономический результат. А именно:
  • Ускорение процесса подготовки договорной документации и получение на выходе более      качественного «продукта» за счет использования шаблонов документов и процессов.
  • Ускорение и оптимизация процесса согласования и утверждения договоров ответственными лицами.
  • Укрепление исполнительской дисциплины за счет регламентации процессов согласования и исполнения документов.

Однако, стоит отметить, что сама по себе автоматизация не решает проблемы неэффективной работы системы управления договорами.По известному выражению М. Хаммера и Дж. Чампли, автоматизация хаоса приводит к автоматизированному хаосу. Поэтому первоочередной задачей для организации является анализ и регламентация существующих договорных процессов. В данном случаи необходимо четко выявить и зафиксировать следующие положения:
  • Процедуру (порядок, сроки) создания, согласования и исполнения договоров.
  • Процедуру учета и хранения договорной документации.
  • Перечень ответственных лиц за тот или иной аспект договорной деятельности.
  • Способы контроля за соблюдением установленных норм и процедур.

Именно регламентация этих положений станет основанием для последующей автоматизации договорной деятельности.

В этом плане хотелось бы привести ссылки на ряд источников, которые могут помочь, с одной стороны, регламентировать существующую систему документооборота в организации и, с другой стороны, выработать конкретные требования к будущей системе автоматизации.






Комментариев нет:

Отправить комментарий