Эффективность внедрения СЭД. Как измерить?

Первый вопрос, который задает руководитель после презентации возможностей той или иной системы электронного документооборота (СЭД) обычно звучит так: а что мне это даст? 

Когда предварительно обговаривается тематика презентации, уточняется перечень проблем, пожелания руководства в большинстве случаев сводятся к следующим: повысить производительность труда, улучшить качество готового материала, иметь возможность контролировать исполнение тех или иных документов и т.д. В практически идеальных ситуациях можно услышать: сократить срок согласования договора поставки с 3 до 1 дня или чтобы 100% сотрудников пользовалось унифицированными шаблонами договоров.

Как результат, согласно пожеланиям, содержание презентации в основном и сводится к перечислению возможностей программы (что она может) и демонстрации этих возможностей на демо-базе (как она это может). Казалось бы, все подробно и детально рассказано, а понимания «выгодности» использования СЭД у руководства не возникло.

Попытаемся разобраться в этом. С одной стороны, СЭД – это затраты: стоимость программного обеспечения, лицензий, «железа» плюс стоимость внедрения и обучения работе с программой сотрудников. Это все относительно просто считается и на выходе получается достаточно круглая цифра, которая сразу вводит в ужас руководство. И вот тут и обозначается сформулированный в начале вопрос: а что это мне даст? – с подвопросом: а выгоды от внедрения СЭД будут выше, чем затраты?

И этот вопрос подводит нас к рассмотрению вполне измеримых преимуществ от внедрения СЭД. Система организации документооборота в компании не относится к основным бизнес-процессам организации, т.е. документооборот сам по себе не создает дополнительной стоимости, а лишь поддерживает процесс ее формирования. Таким образом, можно резюмировать, что СЭД не приносит прибыль, СЭД – сокращает расходы. В основном это экономия – на бумаге, карандашах, ручках.

Также это снижение рисков. Например, автоматическое заполнение шаблонов документов сводит на нет опечатки и ошибки в реквизитах, что позволит избежать конфликтных ситуаций с клиентами и партнерами, а значит, снизит риск срыва сделок и потери прибыли.

Насколько возможные выгоды от использования СЭД покроют издержки ее приобретения и внедрения, это должно определить само руководство заказчика. Помочь в этом могут следующие статьи с портала ECM-Journal.ru.

ГалимовМ. Как оценить эффективность ECM-проектов? 

БабинцевВ. Примеры эффекта от внедрения ECM-систем.В продолжение вебинаров DOCFLOW. 

ИстоминаЕ. Какой линейкой мерить или практика оценки эффективности внедрения СЭД.